Prioriser ses tâches : des méthodes qui ne résolvent pas grand chose

Dans un monde ou tout est urgent et où la surcharge d’information est la norme on parle beaucoup de priorisation et on en fait même une compétence indispensable à la survie dans le monde du travail d’aujourd’hui.

Mais peut être en parle-t-on même trop et en fait on un mot valise vide de sens qui cache le vrai problème ? Parce que derrière l’exhortation à bien gérer ses priorités on mélange la gestion du temps, les urgences des autres, la surcharge informationnelle qui est un mal collectif et bien d’autres choses.

En fait prioriser ses tâches ou gérer son temps c’est tenter de résoudre à un niveau individuel un mal collectif en sachant donc que dans de nombreux cas les choix que l’on estimera satisfaisants pour soi auront un impact négatif sur les autres.

D’une certaine manière prioriser revient souvent à décider de ce qui compte pour soi parfois au détriment de ce qui compte pour les autres. Pas un acte politique dans l’entreprise mais presque.

En bref :

• La priorisation est souvent présentée comme une compétence individuelle essentielle, mais elle masque des problèmes collectifs liés à la surcharge d’information, aux injonctions contradictoires et au manque de clarté organisationnelle.
• Prioriser revient à arbitrer entre ce qui compte pour soi, pour les autres ou pour le collectif, ce qui peut engendrer des tensions dans un environnement où l’urgence est omniprésente.
• Les méthodes de priorisation (Eisenhower, MoSCoW, ICE/RICE, time boxing inversé, The One Thing) apportent des outils utiles mais ont toutes des limites, notamment lorsqu’elles reposent sur des données incertaines ou ignorent le contexte collectif.
• Chercher une « bonne méthode » est illusoire si l’organisation reste floue sur les objectifs, empêche de dire non et ne traite pas les causes structurelles de l’hyperconnexion et de la surcharge cognitive.
• Prioriser ne consiste plus seulement à organiser son travail efficacement, mais à faire des choix assumés dans un système défaillant, souvent sans soutien.

La gestion des priorités : un promesse un peu survenue

Beaucoup confondent priorisation avec ordre d’exécution. On pense qu’il suffit de faire les tâches les plus rapides d’abord, ou les plus faciles, mais c’est une fuite en avant qui ne résout pas grand chose car la question qu’on devrait se poser est : « Quelle est la prochaine action qui a le plus de valeur par rapport à mon objectif ?« 

Cette question, aucun outil ne la tranchera à votre place. En revanche, certaines méthodes peuvent aider à y voir plus clair.

Des méthodes qui ne sont pas sans limites

Il y a pléthore de techniques de gestion des priorités et vous avez surement déjà lu des centaines d’articles sur le sujet mais on va quand même en passer en revue quelques unes.

Mais par contre on parlera également de ce que les articles qui les présentent souvent comme « magiques » oublient : leurs limites.

Matrice d’Eisenhower : l’intuition à deux dimensions

C’est la méthode la plus connue. Elle distingue l’urgence de l’importance. Ce que vous devez faire maintenant n’est pas toujours ce qui aura un impact demain.

• Urgent & Important : à faire immédiatement (Do Now)
• Important mais pas urgent : à planifier (Decide When)
• Urgent mais pas important : à déléguer (Delegate)
• Ni urgent ni important : à ignorer (Don’t Do)